Digitaal plannen: ‘Eindelijk hebben we weer tijd voor dat babbeltje met die zenuwachtige patiënt’

Hoe werkte het plannen van een afspraak voordat dat digitaal ging?

Nashara: ‘Voorheen ontvingen we een verwijzing van de patiënt of tandarts. Die verwerkten we in het dossier, waarna we wachtten tot de patiënt contact opnam voor het maken van een afspraak. We waren vooral bezig met administratieve werkzaamheden en hadden weinig tijd voor echt contact met de patiënt. Nu plant de patiënt eenvoudig zelf online een afspraak. Alleen spoedafspraken en afspraken voor kinderen plannen we nog zelf.’

Wat merken jullie vooral van deze verandering?

Amber: ‘Het mooiste vind ik dat wij nu meer tijd hebben voor de patiënt. Voorheen zaten we veel achter de computer of aan de telefoon, nu kunnen we een praatje maken met iemand die zenuwachtig is of extra uitleg nodig heeft. Dat persoonlijke contact is waar het uiteindelijk om draait. Het geeft veel voldoening om te zien dat iemand gerustgesteld is en met een goed gevoel de deur uitgaat.’

Nashara: ‘Patiënten zijn ook positiever als ze ons bellen. Omdat ze hun afspraak rustig thuis kunnen plannen, hoeven ze niet meer lang in de wacht te staan. En als ze toch bellen, kunnen we ze sneller helpen. Het is bovendien een misvatting dat alleen jonge mensen goed overweg kunnen met het patiëntenportaal. Juist oudere patiënten maken er veel gebruik van, bijvoorbeeld om vragen te stellen.’

Zijn er ook uitdagingen?

Amber: ‘Af en toe loopt er iets mis in het systeem, maar dat lossen we snel op. Zo werden patiënten die bij de kaakchirurg moesten zijn per ongeluk ook bij de mondhygiënist ingepland. En soms gaat het bij de patiënt niet helemaal goed bij het invullen van de medicatiegegevens. Dan wordt bijvoorbeeld een consult ingepland in plaats van een behandeling, of andersom. Daarom werken we continu aan duidelijke, begrijpelijke instructies, zodat iedereen het portaal goed kan gebruiken.’

Maar zijn er geen patiënten die liever aan de balie een afspraak maken?

Nashara: ‘Dat valt mee. Als een patiënt bij de balie komt, leggen we uit dat ze de afspraak ook online kunnen maken. Rustig thuis, op een moment dat het hen uitkomt. Daar reageren ze meestal positief op. Vaak weten mensen gewoon nog niet dat die mogelijkheid er is. Als er iets niet goed gaat in het systeem, helpen we uiteraard direct.’

Lees meer

Meer informatie over het maken, verzetten of annuleren van een afspraak vindt u op onze website.